Chỉ số hiệu suất chính (KPI) quan trọng đối với các công ty kiểm toán

Nhiều công ty kiểm toán quá tập trung vào những con số đến nỗi họ không nhận ra điều gì thực sự quan trọng. Chìa khóa thành công trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào là biết Chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào quan trọng để đo lường năng suất của nhóm bạn.

Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ thảo luận về Toplist Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) dành cho các công ty kiểm toán mà bạn nên chú ý!

Các chỉ số hiệu suất chính trong các công ty kiểm toán là gì?

KPI là thước đo định lượng cho biết công ty đang hoạt động tốt như thế nào. KPI tốt đo lường hiệu suất của các chức năng kiểm toán bằng cách tạo ra một tập hợp các giá trị so với các mục tiêu được xác định trước cho các quyết định.

Bạn càng biết rõ số liệu của mình là gì thì các thành viên trong nhóm càng làm việc hiệu quả và năng suất hơn.

Có ba loại chỉ số hoạt động chính để đo lường năng suất của công ty kiểm toán: hiệu quả tài chính, quản lý kinh doanh và mức độ tương tác với khách hàng.

Tại sao phải đo lường các chỉ số hiệu suất chính cho các vấn đề kiểm toán?

Bước đầu tiên đối với các công ty đang tìm cách tối ưu hóa hiệu suất là tìm ra yếu tố quyết định thành công trong bối cảnh tổ chức của họ.

Nếu một người không biết câu trả lời, họ sẽ không bao giờ có thể biết được công ty của họ thực sự hoạt động tốt như thế nào so với các công ty và ngành khác.

Như vậy, dẫn họ vào con đường thiếu hiểu biết có thể dẫn đến kết quả tai hại theo thời gian.

Những hiểu biết sâu sắc này sẽ giúp họ đưa ra quyết định tốt hơn về việc nên nỗ lực ở đâu cũng như đào tạo nhân viên. Mọi người đều có thêm kiến thức khi thực hiện các công việc liên quan đến dịch vụ kiểm toán.

Tại sao phải đo lường các chỉ số hiệu suất chính cho các vấn đề kiểm toán?

Bước đầu tiên đối với các công ty đang tìm cách tối ưu hóa hiệu suất là tìm ra yếu tố quyết định thành công trong bối cảnh tổ chức của họ.

Như vậy, dẫn họ vào con đường thiếu hiểu biết có thể dẫn đến kết quả tai hại theo thời gian.

Số liệu hiệu quả tài chính

Để đo lường mức độ hoạt động tài chính của công ty kiểm toán, bạn nên đánh giá các số liệu chính sau.

Tổng doanh thu hàng tháng

Để theo dõi năng suất của nhóm bạn, hãy chú ý đến số tiền mà mỗi cộng sự đã kiếm được trong một khoảng thời gian nhất định.

Bạn có thể đo lường điều này bằng cách tính toán thu nhập hàng tháng của họ từ tổng số giờ làm việc có thể lập hóa đơn trong khung thời gian hàng tháng bằng cách kiểm tra hóa đơn đã gửi hoặc lịch trình các khoản phải thu.

Các khoản phải thu (AR) cũng là một chỉ số hiệu suất quan trọng có thể cho bạn thấy công ty của bạn quản lý dòng tiền tốt như thế nào và liệu công ty có bất kỳ tài khoản quá hạn nào không.

Số dư AR sẽ thể hiện chính xác những gì khách hàng của họ hiện đang nợ công ty. Cũng như cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu sắc về mức nợ trong tương lai của các công ty kiểm toán.

Doanh thu hàng tháng là một chỉ số có thể đánh giá tình hình tài chính dài hạn của công ty bạn để xác định xem liệu công ty có thể tự duy trì tài chính trong tương lai hay không.

Chỉ số hiệu suất này cho bạn biết liệu nỗ lực bạn đã đầu tư vào khách hàng có mang lại giá trị cho công ty kiểm toán của bạn hay không.

Bạn cũng có thể theo dõi Doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR) để có cho mình một bức tranh toàn cảnh về tốc độ phát triển của bạn. MRR là doanh thu dự kiến hàng tháng của bạn từ tất cả các khách hàng dịch vụ trả trước của bạn.

Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng (ARPC)

Đóng góp trung bình của mỗi khách hàng vào doanh thu hàng đầu của bạn (ARPC) là thước đo số tiền họ mang lại cho công ty.

Là một KPI, ARPC đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức độ sinh lời của các khách hàng hiện tại của công ty.

ARPC đo lường khả năng của công ty trong việc tăng cường mối quan hệ khách hàng, cung cấp và bán các dịch vụ khác nhau cho dù hiện tại có nhiều hay ít khách hàng và đo lường xem bạn có danh mục khách hàng cân bằng hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn hay không.

ARPC thấp cho thấy nhóm của bạn hoạt động kém hiệu quả với cơ sở khách hàng hoặc cần tập trung vào việc mở rộng và bán dịch vụ cho khách hàng mới.

ARPC cao có nghĩa là bạn có danh mục khách hàng cân bằng và đang kiếm được lợi nhuận tốt.

Các số liệu chính về quản lý kinh doanh

Điểm tuân thủ và quản lý rủi ro

Thuật ngữ “chỉ báo rủi ro chính” cũng được sử dụng cho một số chỉ số tuân thủ. KRI có thể được coi là “cơ quan giám sát” hoặc “hệ thống cảnh báo sớm” về nguy cơ tiềm ẩn.

KPI tuân thủ là tập hợp các điểm dữ liệu quan trọng cho biết cách kiểm toán viên thực hiện nhiệm vụ của họ và điều quan trọng là xác định những điểm nào cần được giám sát để đo lường năng suất của nhóm.

Không tuân thủ – Đánh giá rủi ro về rủi ro của tổ chức cho thấy rằng chúng vượt quá mức cho phép một cách đáng kể. Các chính sách kiểm soát nội bộ và tuân thủ không nhất quán, không hiệu quả hoặc thường xuyên bị lỗi.

Tuân thủ một phần – Một số giao thức Tuân thủ giảm thiểu các rủi ro đã xác định một cách hiệu quả và nhất quán trong khi vẫn còn những lỗ hổng trong quy trình.

Tuân thủ – Các thủ tục và chính sách giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả bằng cách xác định, đánh giá và giảm thiểu những thách thức gặp phải trong quá trình xử lý tài liệu.

Trong phần mềm kiểm toán, bạn có thể dễ dàng theo dõi việc tuân thủ từng bước trong quy trình kinh doanh của mình. Theo dõi KPI cho quy trình của bạn có thể giúp bạn quản lý tốt hơn các mục tiêu chiến lược của mình và làm việc hiệu quả hơn.

Đảm bảo đánh giá điểm tuân thủ cho các quy trình của bạn, xác định xu hướng hoặc ngoại lệ để thực hiện cải tiến dựa trên dữ liệu. Phần mềm kiểm toán giúp bạn dễ dàng xác định những bước nào có thể cần đào tạo hoặc kiểm soát bổ sung để cải thiện sự tuân thủ theo thời gian.

Các chỉ số hiệu quả quy trình

Các chỉ số hiệu quả của quy trình có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan hữu ích về hoạt động quản lý và hoạt động của công ty bạn. Tầm nhìn toàn cảnh cho phép các nhà lãnh đạo tìm ra nơi cần có hành động khắc phục để tạo điều kiện phát triển.

Tỷ lệ hoàn thành – Tỷ lệ hoàn thành là thước đo tổng số nhiệm vụ được hoàn thành so với tổng lượng dịch vụ được phân bổ.

Một tùy chọn để theo dõi tỷ lệ hoàn thành dịch vụ là chia quy trình kinh doanh của bạn thành các giai đoạn việc cần làm, đang làm và đã hoàn thành bằng cách áp dụng Kanban, một lĩnh vực của phương pháp Lean.

Bằng cách phân tích tỷ lệ hoàn thành của các thành viên trong nhóm, bạn có thể dự đoán liệu họ có thể tiếp nhận nhiều khách hàng hơn hay liệu các khu vực hành nghề nhất định đã đạt công suất tối đa hay chưa.

Thời gian chu kỳ để hoàn thành nhiệm vụ – Thời gian chu kỳ tính toán trung bình mất bao lâu, từ khi xác định vấn đề đến giải quyết vấn đề, điều này mang lại cái nhìn sâu sắc về hiệu quả và năng suất của quy trình. Nó cũng hữu ích cho việc tìm kiếm cơ hội cải tiến có thể được thực hiện trong các hoạt động hàng ngày hoặc như một phần của các dự án lớn hơn.

Một KPI phổ biến dành cho các công ty kiểm toán là Thời gian hoàn thành (TTC), cho biết kiểm toán viên phải mất bao lâu để hoàn thành công việc. TTC thường được đo bằng giờ hoặc ngày và có thể được theo dõi dưới dạng “công việc đã thực hiện” hoặc “số giờ đã làm việc”.

Phân tích thời gian dành cho từng giai đoạn hoàn thành có thể là điểm khởi đầu để đánh giá mức năng suất của nhân viên.

Ví dụ: nếu nhân viên của bạn mất 22 giờ nỗ lực để đáp ứng mong đợi về hiệu suất của họ, thì họ đang hoàn thành 58% nhiệm vụ trong khung thời gian dự kiến. Điều này có nghĩa là những nhân viên này đã vượt mục tiêu của họ tới 42%.

Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ theo cấp độ – Nhiệm vụ được xếp hạng dựa trên mức độ ưu tiên của nhiệm vụ được giao (cao, trung bình, thấp), do đó số liệu này đo lường tỷ lệ hoàn thành so với mục tiêu tương ứng của từng cấp độ. Điểm dữ liệu này giúp xác định xem các thành viên trong nhóm có cần giám sát hoặc hỗ trợ thêm khi giao phó công việc nếu họ không họp hay không.

Số liệu tương tác của khách hàng

Điểm hài lòng của khách hàng

Để đo lường sự hài lòng của khách hàng, các nhóm có thể sử dụng dữ liệu khảo sát và phản hồi từ khách hàng. KPI cao hơn khi điểm trung bình của tất cả các câu hỏi trong một cuộc khảo sát cụ thể mang tính tích cực hơn là tiêu cực.

Điều quan trọng là phải theo dõi số liệu này vì nó giúp các công ty hiểu được cách họ đang hoạt động so với đối thủ cạnh tranh và xác thực những gì nhóm đã và đang thực hiện một cách liên tục.

Để theo dõi điểm hài lòng của khách hàng, các công ty kiểm toán có thể đo Net Promoter Score (NPS). Điểm NPS theo dõi số lượng khách hàng được bạn bè, gia đình và đồng nghiệp của họ giới thiệu đến công ty của bạn.

Số liệu này rất quan trọng vì nó cho thấy mức độ nổi tiếng của bạn trong ngành của mình. Càng nhiều người giới thiệu doanh nghiệp cho người khác thì chất lượng cảm nhận của doanh nghiệp đó càng cao.

Giữ chân khách hàng

Việc theo dõi tỷ lệ giữ chân khách hàng là rất quan trọng đối với bất kỳ công ty kiểm toán nào.

Các doanh nghiệp không ngừng tìm cách đo lường và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng. Họ theo dõi các số liệu như giá trị trọn đời của khách hàng và tỷ lệ rời bỏ để xem họ giữ chân khách hàng tốt đến mức nào trong một thời gian nhất định. Việc theo dõi thông tin này là cần thiết. Vì vậy, các doanh nghiệp biết lĩnh vực kinh doanh nào của họ cần nỗ lực và thành công.

Các doanh nghiệp phải luôn nỗ lực tăng trưởng trong lĩnh vực này, điều mà chúng tôi biết có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.

Nếu bạn có lượng khách hàng cao, nhóm quản lý tài khoản của bạn có thể theo dõi hoạt động mỗi tháng. Tuy nhiên, nếu danh sách khách hàng của bạn ít và khách hàng đã ký hợp đồng gắn bó lâu dài với bạn; Tốt nhất nên theo dõi chúng hàng năm.

Bạn theo dõi KPI bằng cách nào?

Phần mềm quản lý thực hành như phần mềm kiểm toán sẽ giúp bạn tạo bảng điều khiển KPI phù hợp với cách hoạt động thực hành của bạn, cũng như theo dõi các KPI quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp bạn.

Việc đưa KPI vào bảng thông tin có thể giúp bạn chịu trách nhiệm về các khía cạnh chính, điều này sẽ cải thiện năng suất và hiệu quả trong nhóm của bạn về lâu dài.

Bạn không bao giờ muốn bị bất ngờ trước sự thay đổi số liệu không mong muốn mà có thể dễ dàng xác định được nếu chỉ có ai đó nhìn vào bảng thông tin KPI!

Là một công ty kiểm toán và kế toán, bạn có thể chứng thực tầm quan trọng của việc đo lường các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Quá trình thực hiện việc này thường thủ công và tốn thời gian.

Tuy nhiên, tin tốt là có một cách tốt hơn. Với phần mềm kiểm toán, nhóm của bạn có thể nhanh chóng theo dõi KPI dựa trên điểm chuẩn đặt trước của bạn!